Pflegesatzverhandlungen führen: Das Interview mit Herrn. Jahn
Pflegesatzverhandlungen führen: Das Interview mit Herrn. Jahn

Pflegesatzverhandlungen erfolgreich führen – worauf kommt es an?

Ein Interview mit Herrn Manfred Jahn, Dozent für Pflegesatzverhandlungen an der Ak-Wiso.

Manfred Jahn Dozent für Pflegesatzverhandlungen

Manfred Jahn hat als Leiter Controlling und Finanzierung eines großen Pflegeunternehmens bereits zahlreiche Pflegesatzverhandlungen geführt.

Als freiberuflicher Dozent gibt er sein Wissen an die Teil­nehmer*innen  der Weiterbildungen zur Heimleitung / Einrichtungsleitung und zur Pflegedienstleitung an der AK-Wiso weiter.

Waum sind Pflegesatzverhandlungen für die Altenpflegeheime wichtig?

Von den Pflegesatzverhandlungen hängt ab, wieviel Geld die Pflegeeinrichtungen ihren Bewohnern bzw. den Kostenträgern in Rechnung stellen dürfen. Dies ist neben der prozentualen Auslastung die entscheidende Größe für die finanzielle Situation von Pflegeheimen. Verhandeln die Pflegeheime nicht gut, macht das Haus Verluste. Das kann sogar existenzbedrohend sein.

Um was genau geht es in den Pflegesatzverhandlungen?

Bestandteile der Pflegesatzverhandlungen sind die Pflegeleistung, Unterkunft und Verpflegung sowie Investitionskosten. Die Posten werden jeweils gesondert verhandelt. Sie sind miteinander nicht verrechenbar. Hier gilt das sogenannte Saldierungsverbot.

Mit wem führen die Pflegeheime die Pflegesatzverhandlungen?

Verhandlungspartner sind die Pflegekassen und die Sozialhilfeträger. Federführend ist dabei oft die AOK. Deshalb wird stellvertretend für die anderen Kostenträger auch meist mit der AOK verhandelt.

Wann werden die Pflegesatzverhandlungen geführt?

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Anlässe für Pflegesatzverhandlungen: Jedes Pflegeheim muss bei Neueröffnung eine Erstverhandlung führen. Später werden Pflegesatzverhandlungen erforderlich, wenn die Kosten steigen und die verhandelten Sätze für die Pflegeeinrichtungen nicht mehr kostendeckend sind. Da momentan vor allem die Personalkosten drastisch steigen, betrifft dies aktuell viele Pflegeeinrichtungen.

Lieber individuell für das Pflegeheim verhandeln oder sich an den Pauschalverhandlungen beteiligen – wovon hängt das ab?

Dies ist zunächst einmal abhängig von dem jeweiligen Bundesland. Es gibt sehr unterschiedliche Regelungen der einzelnen Bundesländer in Punkto Pflegesatzverhandlungen. In manchen Bundesländern können die Pflegeeinrichtungen entscheiden, ob sie Pauschalverhandlungen oder individuelle Verhandlungen wählen. Dies ist z. B. in Hessen und in Rheinland-Pfalz der Fall. In Baden-Württemberg gibt es das nicht. Hier muss jedes Pflegeheim individuell verhandeln. Gibt es eine Pauschale und wurde diese gut verhandelt, ist es empfehlenswert, die Pauschale zu wählen.

Wie kann ich berechnen, ob die Pauschale für mein Pflegeheim gut ist?

Dafür braucht es eine genaue Plankostenrechnung und die Abschätzung aller Kosten, die sich erhöhen. Eigentümer von Pflegeheimen haben diese Zahlen vorliegen. Bei Pflegeketten hängt es davon ab, wie transparent das Controlling die Zahlen den jeweiligen Heimleitern zur Verfügung stellt.

Zunächst sind die Zahlen des vergangenen Geschäftsjahres aus der BWA heranzuziehen. Dann ist abzuschätzen, welche Kosten in der nächsten Zeit ansteigen werden. Dies muss später gegenüber den Verhandlungspartnern begründet werden. Durch den Fachkräfte­mangel steigen wie gesagt derzeit die Personalkosten stark an, aber auch Energiekosten sind tendenziell weiter steigend.

Auf der Basis der errechneten Kosten ist dann zu prüfen, ob die pauschalverhandelten Pflegesätze ausreichen. Die geplanten Einnahmen sind dabei den geplanten Kosten gegenüberzustellen. All dies wird übelicherweise mit einer Excel-Tabelle durchgerechnet.

Wo sehen Sie den Vorteil der pauschal verhandelten Pflegesätze? Könnte ein Heim durch individuelle Verhandlungen nicht doch höhere Sätze erzielen??

Der Vorteil ist, man muss keine detaillierten Zahlen aufbereiten und spart sich die doch sehr aufwändige Vorbereitung auf die Pflegesatzverhandlungen. Eine individuelle Verhandlung sollte immer durch einen spezialisierten Fachanwalt begleitet werden. Das alleine kostet bei einem 80 bis 90-Bettenhaus schon ca. 3000,- €.

Warum sollte ein solcher Spezialist hinzugezogen werden?

Solche Fachanwälte verhandeln tagtäglich. Sie haben daher sehr viel Erfahrung und wissen genau, auf was es bei den Pflegesatzverhandlungen ankommt. Sie wissen, was die Kassen wollen, was sie an Zahlen wahrscheinlich akzeptieren werden und was nicht. Außerdem kennen sie häufig schon die Verhandlungspartner. Auch das kann von Vorteil sein. Ich würde Heimleitern immer raten, nicht ohne einen solchen Profi an der Seite in die Pflegesatzverhandlungen zu gehen.

Wie sollte sich ein Pflegeheim auf die individuelle Pflegesatzverhandlung ansonsten noch vorbereiten?

Als erstes müssen die Kosten genau aufbereitet und analysiert werden. Bei jedem einzelnen Posten muss geprüft werden, mit welcher Kostenentwicklung zu rechnen ist  bzw. welche Kosten seit der letzten Verhandlung gestiegen sind.

Dann muss auch der Wettbewerb analysiert werden. Was sind die üblichen Marktpreise in meinem geographischen Umfeld bei Häusern mit einer ähnlichen Struktur? Informationen dazu bekommt man im Internet z. B. bei pflegelotse.de oder bei pflegenavigator.de. Auch ein persönlicher Besuch als Interessent kann sich lohnen, um sich einen Eindruck zu verschaffen.

Dann kann die Pflegesatzverhandlung eingeleitet werden. Es erfolgt der sogenannte Aufruf zur Pflegesatzverhandlung. Dies geschieht über ein Anschreiben an die Pflegekassen, in der Regel an den verhandlungsführenden Kostenträger. Man sollte das jedoch an einen Verband oder einen entsprechenden Fachanwalt delegieren. Von Alleingängen rate ich wie gesagt dringend ab. Der Geschäftsführer der Pflegeeinrichtung unterschreibt dann dem Vertreter eine Vollmacht.

Welche Unterlagen müssen für die Verhandlungen vorgelegt  werden?

Das sind die Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre sowie die Wertenachweise aus der BWA , d.h. alle Bestandskonten mit den jeweils aktuellen Kontenständen. Auch ein Nachweis des Personalbestandes für das jeweilige Tätigkeitsfeld muss eingereicht werden. Der sollte genau und stimmig sein, sonst können bei Überprüfung saftige Strafen drohen. Außerdem muss für alle geschätzten Kostenanstiege eine Begründung formuliert werden.

Was sind gravierende Fehler oder Fallstricke, die man unbedingt vermeiden sollte?

Dies wären falsche Angaben. Das kommt meist raus, denn auch die Kassen sind sehr erfahren. Auch „Mondpreise“, die viel zu hoch angesetzt sind, sollten vermieden werden. Außerdem muss ich als Leitung eines Pflegeheimes auch immer die Marktpreise meiner Mitbewerber im Blick habe. Bin ich zu teuer, bleibt die Nachfrage aus. Im oberen Drittel des Preisspektrums ist eine gute Position.

Welchen Gewinn gestehen die Kostenträger den Pflegeheimen zu?

Wer eine Rendite von 5 % erwirtschaftet ist gut.

 

Herr Jahn, herzlichen Dank für das Gespräch.